Tenue des dossiers du personnel - organisation comptable et règles d'enregistrement des documents obligatoires

Selon la définition générale, la tenue des dossiers du personnel est un processus de paperasse pour le personnel.Celui-cile sujet est pertinent tant pour les entrepreneurs individuels que pour les personnes morales.La documentation a des règles légales strictes, et les règles décrites doivent être prises en compte par tous les responsables, départements du personnel des entreprises.Avec l'aide de la gestion des ressources humaines sera en mesure d'optimiser le processus de gestion du personnel, d'ajuster le travail de chaque équipe, de simplifier la procédure de rapport.

Qu'est-ce que la conservation des dossiers du personnel?

L'essentiel de la tenue des dossiers du personnel comprend tout le processus de pliage du papier, son remplissage, la génération de rapports sur le personnel travaillant dans l'entreprise.Chaque édition a une validité légale, y compris celles basées sur la déclaration de l'employé.Le département du personnel s'occupe souvent de la production du personnel, dont les fonctions sont les suivantes:

  • .
  • enregistrement des vacances, congé de maladie;
  • enregistrement des certificats.

Buts et objectifs

Tâches et objectifs de ce département des ressources humaines:

Domaine de travail Tâches des employés
Comptabilité, enregistrement, contrôle Tenue des dossiers des employés, enregistrement, licenciement
Réglementation du travail Connaissance des responsabilités, choix du lieu de travail, des locaux
Coordination, formation Animation de cours, formation, perfectionnement professionnel,recyclage, contrôle des résultats de l'activité
Travailler avec des documents Spécialistesde ce département sont engagés dans la compilation de documents, livres, horaire de travail tenir un registre, rapportant
Organisation Organisation des activités conformément aux instructions

Réglementation juridique

La dotation en personnel est régie par un certain nombre de lois normatives, d’ordonnances et par un ensemble de règles régionales ou nationales.Le non-respect des exigences réglementaires constitue une violation.Les principaux actes normatifs relatifs à la production de personnel:

  • une réglementation étatique sur les registres de l’emploi (2003);
  • les règles de gestion des enregistrements et des enregistrements de 2009;
  • le document d'orientation des employés fédéraux;
  • Exigences générales approuvées par arrêté du ministère.

Cadre juridique de l'entreprise

Chaque entreprise utilise un certain nombre de documents qui régissent le travail de tout le personnel.Le déplacement des documents et leur préparation sont effectués conformément aux instructions, au cadre réglementaire décrit ci-dessus.La base juridique de l'entreprise est divisée en cinq catégories principales régies par le règlement intérieur de l'entreprise:

  • la charte de l'entreprise;
  • routine du travail;
  • règles relatives à la protection des données à caractère personnel;
  • protection du travail (régie par un décret fédéral sur les archives);
  • Plan de dotation en personnel (et documents de dotation).

Le flux de travail du personnel de l'organisation

Les systèmes de comptabilité uniformes des entreprises sont divisés en trois catégories principales, parmi lesquelles figurent les règles internes, les effectifs, la réglementation.à propos de payer.La première catégorie comprend le roulement des papiers sur les horaires de vacances, en complétant les documents sur les horaires de travail.Le deuxième point est plus global et contient des dispositions pour la préparation des contrats et des méthodes comptables.La réglementation des salaires régit toutes les questions relatives au paiement des salaires, des primes, des congés de maladie, des indemnités de licenciement et des indemnités de licenciement.

Plan d’effectifs T-3

Les effectifs T-3 sont le seul type de document qui décrit l’ensemble de la structure d’effectifs d’une entreprise ou d’une entreprise.Les graphiques contiennent des informations sur le nom, la position et l’unité où ils sont comptés.Selon les normes normatives et législatives, le salaire d'un spécialiste est prescrit.Tout changement dans le processus d'apurement doit être enregistré dans la comptabilité sous cette forme T3.Les instructions de remplissage incluent toujours des recommandations pour chaque colonne.Le document comprend 5 points d'information.

Calendrier de travail

Le calendrier de travail est un document qui approuve le programme du spécialiste.La gestion des documents régit le calendrier de la tête.Il inclut des éléments sur le besoin d'inspection en vertu de la législation en vigueur, sur les déjeuners et les pauses, sur les rapports.Dans certaines entreprises, le greffier exige un rapport toutes les semaines ou tous les mois (le document est nécessairement confirmé par les signatures de l'employé et du greffier après le contrôle).Le plan et l'horaire de l'horaire sont formés pour la période de travail future.Le temps de travail des employés est conservé.

Contrat de travail

Un contrat de travail est un document de droit civil établi entre un futur employé et un employeur.Les formulaires types pour ce type de document ne sont pas fournis et l'accord est rempli sous une forme arbitraire indiquant la qualification (poste) et la période de travail.Il y a aussi le résultat requis.En vertu de la loi, ce type de document est très similaire à un contrat, car il prescrit le résultat final du travail, pas sa structure.Pour le licenciement des employés, il est seulement nécessaire de terminer avant l'expiration du contrat.

Ordres du personnel

Le recrutement des employés au poste, le recrutement des spécialistes au travail sont effectués par ordre du personnel.Ce type de document prescrit la nomination de personnel à des postes et la relocalisation de spécialistes dans différents départements.Le personnel et la direction participent à l’élaboration des instructions et des ordres.Les gestionnaires /administrateurs de l'entreprise prennent les décisions locales.Les commandes ont un formulaire unique, il est défini par le cadre réglementaire.Les documents doivent être conservés au service de la comptabilité ou au service du personnel pendant une période maximale de cinq ans ou plus (selon le type de commande).

Descriptions de tâches

Les descriptions de tâches sont un document qui décrit les responsabilités des parties (employé et employeur) et contient des informations sur les instructions et les responsabilités du spécialiste employé.les poster.Ils sont confirmés par le sceau de l'organisation et la signature de la personne responsable.Trois copies sont nécessaires pour compléter ce document.On reste dansle département des ressources humaines, l’autre par l’exécuteur testamentaire et le troisième par le responsable ou l’administrateur de ce département.Le but de cette commande est d’optimiser les processus de gestion du personnel dans l’entreprise.

Comment organiser des enregistrements dans le service de recrutement

Un bon archivage exige un niveau de responsabilité élevé.Les membres du personnel doivent être surveillés pour que les signatures soient valides.Vous pouvez confier la tenue de cahiers de travail, d’autres documents sur le personnel à des entreprises de sous-traitance.Responsabilités du personnel:

  • d’établir un horaire de travail et des registres comptables concernant les vacances;
  • établissent des documents de protection du travail (requis pour les autorités publiques);
  • prépare et rend des ordres;
  • calculent les salaires et contrôlent le versement des primes.

Services de dotation en personnel

La dotation est effectuée lorsque tous les processus de dotation et d'enregistrement sont effectués uniquement par du personnel à temps plein.Ce mode de papier est pertinent pour les entreprises et les entreprises de 20 à 30 personnes.Les normes des États exigent le strict respect de la forme de toutes les commandes et autres exigences, faute de quoi une personne morale peut être condamnée à une amende.Dans le domaine des services, où il y a jusqu'à 30 personnes par entité juridique, il est plus rentable de faire appel aux services de sociétés de sous-traitance.

Implication de spécialistes de la sous-traitance dans le travail du personnel

ImplicationLes spécialistes de la sous-traitance en personnel économiseront de l’argent et réduiront l’effectif global.Des spécialistes indépendants effectuent tous les travaux nécessaires à la préparation des commandes, des plannings.Ils tiennent également un journal spécial et règlent l’ordre de travail de chaque spécialiste de la société.La dotation en sous-traitance se caractérise par le fait qu’une entité juridique n’a pas son propre service des ressources humaines et confie cette tâche à une équipe individuelle moyennant des honoraires raisonnables.

Le personnel comptable à partir de rien

Le matériel de bureau et le bureau sont tenus de conserver des enregistrements des documents du service du personnel.Il est important d'avoir un coffre fort.Le responsable du système de workflow doit être nommé par l'ordre.Ensuite, des actes internes sont formés.Chaque employé de l'entreprise doit avoir un dossier séparé dans lequel son dossier de travail sera stocké.Les dossiers du personnel exigent la conservation de cette documentation tout au long de la période de travail du spécialiste.Au fur et à mesure des activités du département, des enregistrements sont établis, des commandes sont établies.

Exigences relatives au personnel employé

La gestion du personnel est un processus relativement complexe qui nécessite certaines compétences théoriques et pratiques.Le cadre juridique de ce poste contient une liste de conditions dans lesquelles un spécialiste peut occuper ce poste.Les établissements d’enseignement ne distinguent pas un profil distinct dans les dossiers du personnel.Les gestionnaires et les administrateurs conviennent au service des ressources humaines.Donc, les employeurs sont nommés avec l'éducation juridique, la protectioninformation ou science documentaire.

Droits et devoirs de l'agent

La première obligation de ces fonctionnaires est de connaître le cadre juridique et de se conformer aux règles comptables en vigueur.Ci-dessus, les articles, les lois fédérales, qui doivent être observés lors de la tenue des dossiers du personnel.L'employé a le droit de recevoir des informations des employés, d'afficher des dossiers personnels, de voir le livre de comptabilité (salaire).Les compétences des professionnels de ce profil incluent la signature et la collaboration avec les employeurs pour améliorer les performances du personnel.

Tenue des dossiers du personnel

La tenue des dossiers du personnel est à la fois écrite et numérique.La documentation est signée par le personnel personnellement autorisé.La documentation utilise des normes d'état qui unifient tous les modèles et formulaires.Les normes GOST R 6.30-2003 et GOST R 7.0.8-2013 doivent être respectées.Les documents importants sont stockés dans des dossiers spéciaux ou des coffres-forts en métal.En fonction de l'étendue et de la taille de l'entreprise, les professionnels doivent se conformer à diverses exigences concernant la fréquence des rapports.

Recherche et enregistrement de personnel

Premièrement, il est nécessaire de trouver du personnel spécialisé répondant aux critères les plus stricts (spécifique au travail).Pour ce faire, utilisez des bureaux spécialisés, des agences, des sites de recherche d'emploi, des offres d'emploi ou des annonces privées dans les journaux, dans les médias, sur des sites.Après l’établissement des documents obligatoires du personnel, l’enregistrement est effectué, le contrat de travail ou le contrat est signé.

Les étapes du recrutement

Les procédures de candidature à un emploi débutent par la soumission des données sur le demandeur d'emploi dans un journal spécial.Les plaques comptables enregistrent des informations sur l'expérience, l'expérience de travail, les postes précédemment occupés.Une fois approuvé, un ordre est pris pour la nomination d’une personne à un poste particulier.La dernière étape est la formation d'un dossier personnel, le cas dans l'entreprise, le département.Le contrat fournit des informations sur les tâches et le salaire dans une position d'emploi.

Cartes du personnel et formation de l'identité de l'employé

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Les types de documents relatifs au personnel comprennent une carte d'identité du salarié.Il contient toutes les informations sur l’état matrimonial, le nom, insère la photo, précise la date de naissance.Tout cela est fait par les employeurs afin de former un pack de données pour chaque membre de l'entreprise.Selon la loi, ces données ne peuvent être transférées à des tiers.Les dossiers, les armoires ou même les coffres-forts en métal sont utilisés à des fins personnelles (en fonction du niveau d’équipement du bureau de la société).

Dossiers du personnel

Le papier imprimé permet de rationaliser les rapports, de rationaliser le flux de documents.La documentation sous forme de journaux de comptabilité comprend les éléments suivants:

  • pour le contrôle des documents remis à des sociétés ou à des entreprises;
  • sur le contrôle du temps,périodes de voyages d'affaires;
  • sur le contrôle de notes, déclarations éventuelles;
  • enregistrements relatifs à la conservation des enregistrements d'emploi.

Tenue de livres de travail

Les dossiers du personnel obligent les spécialistes à conserver des livres de travail.Tous les enregistrements sont conservés si la personne est officiellement enregistrée auprès de l'entreprise.Le relevé d'emploi de l'employé est émis lors du licenciement.Cette documentation enregistre tous les changements dans la position, les récompenses.La formation du personnel à partir de zéro comprend des points obligatoires concernant l’exactitude de la conception des relevés d’emploi.Toutes les erreurs sont corrigées par les membres du personnel.Une fois identifiés, les experts peuvent être accusés d'inconduite administrative.

Systématisation et stockage de documents

Des règles législatives distinctes ont été créées pour l'audit et le stockage de documents.Il est important de se référer à l'article 17 de la loi fédérale sur l'archivage.Il prescrit la nécessité pour la direction des sociétés et des entreprises de veiller à la conservation de la documentation archivistique pendant une période déterminée.La période de conservation est prescrite par la loi et conforme aux normes de l'État.Pour garantir l’intégrité de la documentation papier, des coffres-forts et des armoires métalliques résistant au feu sont utilisés.

Si nécessaire, les données des documents sont transmises au comité national des statistiques de la Fédération de Russie.L'automatisation, la numérisation de la circulation du papier est l'un des moyens privilégiés d'optimiser le processus de gestion du travail de l'État.Aujourd'hui, la plupart des rapports ne sont pas en papierla forme.Cela ne supprime pas les responsabilités des dirigeants d'entreprise et des responsables de la conservation des archives pendant une, trois, cinq ou plus années.

Comptabilité électronique du personnel

Lors de l'utilisation de la comptabilité électronique du personnel, il est important de respecter les conditions de sécurité des documents, afin de réduire l'accès aux archives en vertu de la loi surprotection des données personnelles.L'enregistrement électronique présente plusieurs avantages:

  1. un accès rapide aux documents;
  2. protection par mot de passe des fichiers;
  3. Il n'est pas nécessaire d'acheter un coffre-fort pour stocker le papier.
  4. économie d'espace de bureau - 10 000 fichiers ou plus peuvent être stockés sur le disque dur;
  5. Gagnez du temps - Inscrivez-vous, trouvez n'importe quel document en 1-2 minutes dans les archives du disque dur de votre ordinateur.

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